PROTOCOLO
Protocolo. Evolución:
Históricamente las personas que deseaban contratar lo hacían a través de instrumentos absolutamente privados, sin ningún tipo de intervención ni control público, pasándose la documentación de mano en mano. La única forma de probar los actos jurídicos realizados, era con la propia documentación, la que era conservada y retenida por las partes. Se puede decir que en un comienzo el valor de la seguridad en las transacciones prácticamente no existía.
Orelle, señala que el protocolo, históricamente, había tenido un campo muy acotado, ya que sólo consistía en sintéticas notas que colocaba el escribano en la parte de arriba de “la carta”, luego era firmada y sellada por el notario y entregada al interviniente.
Más tarde el protocolo amplió su espectro, y se constituyó en una síntesis de los negocios realizados por las partes, que era redactado por un notario, cuyo original se entregaba a los declarantes. Posteriormente, pasó a ser un instrumento que era firmado por los otorgantes, por el escribano y por un número de determinado testigo. Y pasado el tiempo ya situadas en una etapa posterior, el notario debía dar copia a los contratantes, archivando el original y señalando el registro o legajo en el que había pasado.
De acuerdo al antecedente más importante lo constituye la Pragmática de Alcalá, otorgada el 07 de junio de 1503, por la reina Isabel, que luego pasó a ser la Ley 1a , Título XLII, libro X de la Novísima Recopilación. Previó a dicha pragmática, hay antecedente en el Fuero Real, el que prescribía que debían conservarse las primeras anotaciones que efectuaren los escribanos, custodiarlas y no exhibirlas a nadie. Bajo el régimen de las Partidas, además se había mandado que los notarios llevaran un libro especial donde pudiesen anotar todos los escritos, que le enviaran las diferentes personas para mayor resguardo.
CONCEPTO
El Protocolo deriva de la palabra latina protocollum, ésta a su vez proviene del término griego protokollom, lo cual significa: protos: primero Kollon: pegar, Con todo, podemos señalar que su traducción literal más aproximado es “primera hoja pegada o encolada” Gattari.
Emerito González dice que el Protocolo es la ordenada serie de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano, autoriza y custodia con ciertas formalidades.
El protocolo es el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados, en los que el Notario actúa para asentar y autorizar las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices, así como por los libros de registro de cotejos con sus apéndices.
Protocolo: Es el Libro de registro numerado, rubricado o sellado que lleva el notario o escribano, según la denominación oficial en cada país del fedatario extrajudicial.
Clases de Protocolo:
1) Protocolo Único:
Este sistema se desarrolla en aquellas demarcaciones territoriales en las cuales el notario posee un único y mismo protocolo. Todas las escrituras, sin distinción alguna, deben pasarse en esos folios. No existe división por ningún carácter.
Ley 2335/2003
Art. 101 Los notarios y escribanos públicos son depositarios de la fe pública notarial y ejercen sus funciones como notario titular de un registro notarial dentro de la Demarcación Geográfica Departamental a la cual pertenece su registro notarial. En el Departamento Central, la demarcación geográfica dentro de la cual los titulares de registro podrán actuar Válidamente, abarcará también la capital de la República; asimismo, los titulares de registro de la Capital de la República podrán ejercer sus funciones dentro de la demarcación geográfica del Departamento Central..
No obstante lo establecido en el Artículo anterior, los titulares de registro deberán tener el asiento de sus oficinas en el distrito para el cual fue otorgado el respectivo registro, y harán constar en todas las escrituras se otorgaren fuera del asiento de su registro, bajo pena de suspensión de un mes en el ejercicio de función.
2) Protocolo Múltiple:
Es aquel que se encuentra dividido de alguna manera sistemática. Las leyes locales de cada país y permiten, en ciertas demarcaciones territoriales, que el protocolo sea separado- generalmente en dos- a los efectos de tener uno para determinados actos y otro distinto, para situaciones específicas.
Se divide en dos divisiones: civil y comercial. Cada una de ellas se subdivide en secciones “A” y “B”. El Art. 120 del COJ establece al respecto:
Art. 120 El Protocolo notarial se dividirá en civil y comercial. Cada uno de ellos se dividirá, a su vez, en dos secciones individualizadas con las letras “A” y “B”. Las escrituras formalizadas en cada una de las secciones estarán numeradas progresivamente a partir del número uno al comienzo de cada año.
Compra de Fólios de Protocolo:
La adquisición de folios la efectúa el notario. La misma se realiza en el Colegio de Escribanos al cual pertenece el escribano, de acuerdo a su demarcación territorial. La provisión de los folios de protocolo es instantánea, y por ella el Colegio Notarial cobra una tasa preestablecida por cada foja.
Los escribanos adquieren los folios de su protocolo del Colegio de Escribano del Paraguay. (Lucila de Di Martino)
Rubrica:
Es el proceso por el cual se estampa o imprimen leyendas o sellos, en todos los folios de protocolo.
Las hojas del protocolo en cada división y sección estarán foliadas, expresándose en letras y guarismos el número de orden establecido en el Art. 131 del COJ. La foliatura se realiza al margen del sellado notarial.
Los folios deben ser rubricados por el Presidente del Tribunal de Apelación en lo Civil y comercial.
En la capital serán rubricados por el Presidente del Tribunal de Apelación en lo Civil y Comercial de turno y en el interior, por el Presidente del Tribunal d Apelación de la respectiva circunscripción judicial o por el Juez de Instrucción en lo Criminal.
Art. 131. “Las fojas del Registro serán foliadas, expresándose en letras y e guarismos el número de oren que les corresponda”.
Conservación e integridad del Protocolo:
El escribano público tiene el deber de conservar el protocolo en buen estado, durante todo el tiempo que esté bajo su guarda. Incluye l obligación del notario de mantener la integridad protocolar.
La disposición del Art. 251 del COJ segunda parte deja sentado que es el Archivo General del Poder Judicial el órgano receptor de los protocolos notariales.
El Archivo General contiene los registros notariales formados con las escrituras y actas formalizadas en el protocolo por los Escribanos de Registros, y expedientes judiciales tanto finiquitados como paralizados en Juzgados y Tribunales.
El Jefe de archivo es el encargado de recepcionarlos previo examen del estado del protocolo, haciendo constar l número de sus páginas y las circunstancias especiales que se observen. Debe denunciar a la autoridad competente la constatación de cualquier irregularidad o infracción a las leyes fiscales.
Deberá formar índices generales separados por escrituras y expedientes. Los índices de las escrituras expresarán los y apellidos de los otorgantes, fecha de las escrituras, sus objetos, nombre y apellido de los Escribanos y oficina.
Otros Deberes respecto al Protocolo:
Guarda: Es consustancial con el mandato legal de conservación. Implica el deber notarial de proteger y fiscalizar el protocolo. Su origen deviene de la obligación que existía en el Derecho Romano, del cumplimiento del deber in vigilando.
El escribano tiene la obligación de guardar y custodiar todos los folios de protocolo, los firmados y los no firmados, así como toda la documentación que se anexe al mismo, y que, por ende, forma parte integrante de él.
Implica también que el notario no puede, en principio, retirarlo de la escribanía.
La noción del protocolo, la idea de conjunto, de permanencia y de inalterabilidad, su estricta guarda por parte del notario, se vuelve de cumplimiento imprescriptible para el mantenimiento de l a seguridad jurídica.
Apertura de Protocolo:
Es una nota que inserta el escribano en el primer folio del año. Parte de la doctrina notarial la considera un acta, mientras que otro sector la engloba en el concepto de nota protocolar.
El Notario debe proceder a la apertura de su protocolo en 2 divisiones y 4 secciones correspondientes, con acta de apertura el 1º de enero de cada año.
El acta de apertura se labra en el primer folio de cada división y sección, es decir, en el folio 1 que corresponde al número de sellado u hoja de protocolo con terminación 1. Posteriormente se extiende la escritura pública Número 1 a partir del folio 2 que corresponde a la hoja con terminación numérica 2.
Nota de cierre:
Es una nota de finalización. La misma debe ser efectuada por el notario titular del registro, en el protocolo, el último día del año, es decir el 31 de diciembre.
El protocolo se cierra el último día del año, mediante una nota que indique hasta qué folio quedó escrito, la cantidad de escrituras contenidas y los nombres de los escribanos actuantes, así como sus cargos. En cuanto a los folios que sobran, es decir los que hubieran sido comprados por el escribano, y permanecieran en blanco al 31 de diciembre de cada año, deberán ser cerrados con línea contable y firma y rúbrica del notario titular.
En la doctrina notarial se señala que el objeto específico de la nota de cierre, es clausurar oficialmente el protocolo, a fin de impedir que puedan agregarse escrituras una vez terminado el año calendario.
Foliatura:
La foliatura, es un proceso que realiza el notario, y que consiste en colocar en la parte superior de la plana, el número de folio de cada hoja de protocolo.
Este procedimiento se debe ejecutar a partir de la primera compra de cada año, colocando el número uno al primer folio y sucesivamente. En adelante, cada vez que se adquiere protocolo, siempre continuando con la numeración.
La foliatura y rúbrica son de cumplimiento obligatorio. Su incumplimiento constituye una irregularidad en el modo de llevar el Registro Notarial, la cual es causal de suspensión del ejercicio de la profesión, si ésta se constatare.
Membrete:
Llamado también “epígrafe” es el título que se da la escritura, en virtud del acto que contiene. El mismo debe incluir el nombre y apellido de las partes. Físicamente, constituye la síntesis del objeto de la escritura pública en cuestión.
Numeración de las Escrituras: Consiste en colocar un número a cada escritura al momento de confeccionarla comenzando por el uno, con la primera escritura del año y así sucesivamente.
Anexión de Instrumentos:
Los instrumentos que se agregan al protocolo pueden ser público o privados. El notario tiene facultades para anexar al protocolo distintos instrumentos, sea por imperio de la Ley, por así solicitarlo las partes o por decisión del escribano mismo.
Exhibición del Protocolo:
El protocolo es reservado y mientras se encuentre en poder del notario. Éste es quien tiene su custodia, y a quien compete el deber de secreto.
Reconstrucción del Protocolo:
La reconstrucción de documentos, en caso de pérdida o deterioro de originales, puede ser de reposición o renovación. Si el libro de protocolo se perdiese y se solicitare por alguna de las partes que se rehaga la copia que se presenta, el Juez puede ordenarlo con citación y audiencia de los interesados siempre que la copia no estuviese raída ni borrada en lugar sospechoso ni en tal caso que no pudiese leerse claramente.
Este proceso implica reponer el folio de protocolo que por algunos de los citados motivos, ya no existe. Consiste materialmente en colocar la copia o testimonio en el protocolo, mediante debida orden judicial.
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