En todos los casos existe una finalidad informativa, que es propia de todo documento, y que implica que el mismo tiene por objeto enseñar una cosa, se encuentre ésta en la esfera de los hechos o en el campo del derecho.
La documentación es una operación representativa de la declaración de voluntad. Carnelutti advierte que, en sentido etimológico, documento es una cosa, que “docet”, esto es, que lleva en sí la virtud de hacer conocer. Esta virtud se debe a su carácter representativo, por eso, documento es una cosa que sirve para representar otra. Por otra parte, como la representación es siempre obra de un hombre, el documento, más que una cosa, es un opus (resultado de un trabajo).
2- Evolución
El documento se desarrolló a través de la historia como una necesidad propia de las esferas gobernantes. En su origen no fue más que una expresión del acontecer humano. Por su medio se transmitían los sucesos importantes, abandonándose la vieja práctica de la transmisión oral.
Con la intervención de la escritura, y a partir de ella, el documento escrito adquiere la connotación que posee hasta hoy.
3- Instrumento y documento en el Código Civil
En la legislación comparada, en el Código Civil habla indistintamente de instrumento público y documento público, y conceptúa al notarial entre los instrumentos públicos. El Código Civil paraguayo, se refiere exclusivamente a instrumentos públicos.
El estudio del instrumento se vincula a la forma y la prueba y al acto jurídico que lo contiene.
EL legislador regula los instrumentos públicos y privados cuando legisla sobre la forma de los actos jurídicos, fijando las formalidades, en los artículos 302 al 304 y la forma y la prueba de los contratos se remite directamente a estos artículos.
5- Instrumento públicos
Se prueban por sí mismos; hacen fe de sí y de su contenido erga omnes, o sean entre las partes, sus sucesores universales o singulares y terceros.
Las escrituras públicas otorgadas por los Notarios en sus libros de protocolo, son instrumentos públicos, según lo establece el Código Civil, tratándose posiblemente de uno de los más importantes, sino de los de mayor trascendencia en el tráfico jurídico moderno.
El tema de la argución o redargución de falsedad, tal como lo denomina nuestro Código Civil, se relaciona fundamentalmente con el contenido de los instrumentos públicos, aunque también puede plantearse, como lo admite de manera conteste la doctrina, con respecto a los instrumentos privados reconocidos por sus otorgantes o tenidas judicialmente como reconocidos, ya que entonces los mismos van a poseer el mismo valor que el instrumento público entre los que han suscripto y sus sucesores universales
Verdad valida con eficacia jurídica: La legislación previene que en todo caso su falsedad, la que deberá probarse en juicio civil o criminal.
Instrumento hace plena fe. El CC. art. 383 prescribe: El instrumento público hará plena fe mientras no fuere argüido de falso por acción criminal o civil en juicio principal o en incidentes sobre la realidad de los hechos que el autorizante enunciare como cumplidos por él, o pasados en su presencia.
Declaración judicial de falsedad. El CC. art. 384 prescribe: Los jueces pueden declarar de oficio la falsedad de un instrumento público presentado en juicio, si de su contexto, forma y conjunto resultare manifiesto hallarse viciado de falsedad o alteraciones en partes esenciales.
Si se arguyere de falsedad una copia autorizada del instrumento público, bastará para comprobarla su cotejo con el original, diligencia que el juez podrá ordenar de oficio.
Plena fe del instrumento. El CC. art. 385 prescribe: Los instrumentos públicos harán plena fe entre las partes y contra terceros:
a) en cuanto a la circunstancia de haberse ejecutado el acto,
b) respecto de las convenciones, disposiciones, pagos, reconocimientos y demás declaraciones contenidas en ella,
c) acerca de las enunciaciones de hechos directamente relacionados con el acto jurídico que forma el objeto principal.
Art. 375. Son instrumentos públicos:
a) Las escrituras públicas;
b) Cualquier otro instrumento que autoricen loses escribanos o funcionarios públicos, en las condiciones determinadas por las leyes;
c) Las diligencias y planos de mensuras aprobados por la autoridad judicial;
d) Las actuaciones judiciales practicadas con arreglo a las leyes procesales;
e) Las letras aceptadas por el gobierno, o en su nombre y representación por un Banco del Estado; los billetes o cualquier título de créditos emitidos con arreglo a la ley respectiva, y los asientos de los libros de contabilidad de la administración pública;
f) Las inscripciones de la deuda pública;
g) Los asientos de los registros públicos; y
h) Las copias o fotocopias autorizadas de los instrumentos público y certificados auténticos de sus constancias fundamentales. Si éstos no coincidieren con el original, prevalecerá este último.
Art. 376. La validez del instrumento público requiere:
a) Que el autorizante obre en los límites de sus atribuciones en cuanto a la naturaleza del acto;
b) Que se extienda dentro de la jurisdicción territorial asignada al oficial público para el ejercicio de sus funciones, salvo que el lugar fuere generalmente considerado como comprendido en aquél; y
c) Que llenadas las formas legales, contenga la firma del funcionario autorizante, así como las de todos los que aparezcan como partes o testigos necesarios de él. Si algunas de las personas mencionadas no lo suscribiere, carecerá de valor para todos.
La falta en el oficial público de las cualidades o condiciones necesarias para el desempeño del cargo, o cualquiera irregularidad en su nombramiento o recepción del empleo, no afectará la eficacia del acto.
Art. 377. Son instrumentos nulos:
a) Los que el oficial público autorizó después de serle comunicada su suspensión, reemplazo o destitución en el cargo, o luego de aceptada su renuncia;
b) Aquellos en que el autorizante, su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, tuvieren interés personal respecto del asunto a que se refiere; pero, si los interesados lo fueren solo por tener parte en sociedades anónimas o ser gerentes o directores de ellas, el acto será válido; y
c) Los que no llenaren las condiciones prescriptas para la validez del instrumento público.
Art. 378. Serán anulables:
a) Si el oficial público, las partes o los testigos los hubieran autorizado o suscripto por error, dolo o violencia; y
b) Siempre que tuvieren enmiendas, palabras entre líneas, borraduras o alteraciones en puntos capitales, no salvadas antes de las firmas.
Art. 379. El instrumento autorizado por oficial incompetente, o que no tuviere las formas legales, valdrá, sin embargo, como documento privado, si lo hubieren suscripto las partes.
Art. 380. No pueden ser testigos en los instrumentos públicos:
a) Los menores de edad, aunque fueren emancipados;
b) Los sometidos a interdicción o inhabilitación;
c) Los ciegos;
d) Los que no sepan o no puedan firmar;
e) Los dependientes del oficial público autorizante del acto, o de otras oficinas donde se otorguen iguales instrumentos;
f) El cónyuge y los parientes del oficial público y de las partes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad; y
g) Los que por sentencia se hallaren inhabilitados para ser testigos en los instrumentos públicos.
Art. 381. El error sobre la capacidad de los testigos incapaces que hubieren intervenido en los instrumentos públicos, pero que generalmente eran tenidos como capaces, salva la nulidad del acto.
Art. 382. Los testigos de un instrumento público y el oficial que lo autorizó no podrán contradecir, variar ni alterar su contenido, a no ser que lo hubieren suscripto por dolo o violencia.
Art. 386. El contenido de un instrumento público puede ser modificado o dejado sin efecto por un contradocumento público o privado que los interesados otorguen; pero el contradocumento privado no tendrá ningún efecto contra los sucesores a título singular, ni lo tendrá la escritura pública, si su contenido no está anotado en la escritura matriz y en la copia en virtud de la cual hubiere obrado el tercero.
Art. 387. Cuando se hubieran destruido o desaparecido los instrumentos públicos originales, y existieren copias autorizadas de ellos, el juez podrá ordenar, con citación y audiencia de los interesados e intervención del Ministerio Público, que la copia sea archivada en el protocolo de un escribano de registro como instrumento original.
Art. 388. Si en el caso del artículo precedente no existiere copia que pudiere utilizarse, el acto jurídico podrá ser probado:
a) Por las menciones que existan en otros instrumentos públicos de los instrumentos destruidos o desaparecidos, así como en las sentencias, diligencias de desglose, o antecedentes del título verificados por el funcionario que los cita, y otros semejantes;
b) Si se tratare de instrumentos inscriptos en los registros públicos, o transcripto en las sentencias judiciales , por las constancias de éstos; y
c) Por las publicaciones oficiales, por los periódicos en que se hubieren transcripto o mencionado circunstancialmente los instrumentos, y por los datos que ellos contenían.
En todos los casos será necesaria la justificación de que desaparecieron los instrumentos originales. Su existencia anterior no podrá probarse por otros medios que los enumerados
4- Instrumento privado
Deben ser primeramente reconocidos, para poder gozar de una eficacia parecida, y aun así no han de probar, contra terceros o contra sucesores a título singular, la verdad de la fecha en el expresada, para lo cual debe de obtener fecha cierta por alguno de los procedimientos contemplados.
Art. 399. Los instrumentos Privados podrán ser otorgados en cualquier día, y ser redactados en la forma e idioma que las partes juzgan convenientes, pero las firmas de ellas serán indispensables para su validez, sin que sea permitido substituirlas por signos, ni por las iníciales de los nombres o apellidos.
Art. 400. Los instrumentos privados que contengan convenciones bilaterales deben redactarse en tantos ejemplares como partes haya con interés distinto, con expresión en cada uno de ellos del número de ejemplares suscritos.
En tal caso, no importa que en un ejemplar falte la firma de su poseedor con tal que en él figure la de los otros obligados.
A falta de los requisitos enunciados, el instrumento sólo podrá valer, en su caso, como principio de prueba por escrito.
Art. 401. La omisión de los requisitos mencionados en los artículos anteriores no perjudica la validez del acto:
a) Cuando uno de sus otorgantes haya cumplido todas las obligaciones por él asumidas en la convención;
b) Siempre que por otras pruebas se demuestre que el acto fue concluido de una manera definitiva.
c) Sí, de común acuerdo, las partes depositaron el instrumento en poder de un escribano o de otra persona encargada de conservarlo;
d) Cuando los otorgantes cumplieren con posterioridad, en todo o en parte, las obligaciones contenidas en el instrumento. La ejecución por uno de ellos sin que concurra o intervenga el otro, no impide que el vicio subsista respecto del último; y
e) Si quien alegare la falta del requisito, presentare su respectivo ejemplar.
Art. 402. Los instrumentos privados pueden ser firmados en blanco antes de ser redactados, y en tal caso, harán fe, una vez llenados y reconocidas las firmas.
El signatario podrá, sin embargo, oponerse al contenido del documento probando que no tuvo la intención de declarar lo que en él se consigna, o de contraer las obligaciones que resultan de él. No bastará el dicho de los testigos, a menos que existiere principio de prueba por escrito.
La nulidad que en tal caso decretare el juez no producirá efecto contra terceros que hubieren contratado de buena fe.
Art. 403. Si el documento firmado en blanco hubiere sido sustraído o fraudulento obtenido del signatario, o de la persona a quien se haya confiado, y fuere llenado por un tercero en perjuicio del firmante, podrán admitirse todos los medios de prueba. Las convenciones hechas con terceros por el portador del instrumento no pueden oponerse al signatario, aunque los terceros hubiesen procedido de buena fe.
Art. 404. Toda persona contra quien se prestare en juicio un instrumento privado cuya firma se le atribuye, deberá declarar si la firma es o no suya.
Los sucesores podrán limitarse a manifestar que ignoran si ella es o no del causante.
Si la firma no fuere reconocida, se ordenará el cotejo de la misma, sin perjuicio de los demás medios de prueba para acreditar su autenticidad.
El reconocimiento judicial de la firma importa el del cuerpo del instrumento.
Art. 405. Ninguna persona que hubiere suscrito con iníciales o signos un instrumento privado podrá ser obligada a reconocerlos voluntariamente, y en tal caso, las iníciales o signos valdrán como su verdadera firma.
Art. 406. No serán admitidos a reconocimiento los instrumentos privados cuyos firmantes fueren incapaces al tiempo de ser citados judicialmente para hacerlo, aun cuando al tiempo de suscribirlos hubieren sido capaces.
Puede darse el caso de que el firmante le sobrevengan trastornos mentales que le impidan discernir. En esta situación no se admite el reconocimiento de los instrumentos privados. Al ser incapaz el firmante este instrumento privado no podrá reconocer un hecho que se le atribuye. Será probada la firma en cuestión con el cotejo de letras o por reconocimientos caligráficos o por testigos.
La regla no se aplica a los ausentes, a los sometidos a interdicción y a la mujer casada.
¿Cuál sería la situación la situación de un enfermo grave? ¿Le ampara o no la norma de este artículo? El enfermo grave está imposibilitado de concurrirá la audiencia judicial o a intervenir en una diligencia en su domicilio. Son los médicos quienes deben tener la última palabra. Código Civil Comentado. Miguel Ángel Pangrazio. Libro Segundo. Pág. 272
Art. 407. El instrumento privado judicialmente reconocido por la parte a quien se opone, o declarado debidamente reconocido, tiene el mismo valor que el instrumento público entre los que lo han suscripto y sus sucesores.
La prueba que resulta del reconocimiento de los instrumentos privados es indivisible y tiene la misma fuerza contra quienes los reconocen, que contra aquellos que los presentaren.
La norma limita a los instrumentos privados, reconocidos judicialmente, la misma consecuencia respecto de los que lo suscribieron y de sus sucesores. La razón está en que los instrumentos privados, aun reconocidos, carecen de la publicidad y formalidades que tienen los instrumentos públicos. De ahí que estos instrumentos sólo resuelven las cuestiones sobre las partes y sus sucesores.
El reconocimiento de tales instrumentos le concede el carácter de indivisible. Es decir que tiene validez en toda la extensión de su contexto y no parcialmente.
Los documentos privados emanados de terceros que no son parte en el juicio, ni causantes de las mismas, deberán ser reconocidos mediante la forma establecida para la prueba testifical, en cuyo caso se regirá la limitación del art. 318. Código Civil Comentado. Miguel Ángel Pangrazio. Libro Segundo. Pág. 272
Art. 408. Los instrumentos privados, aunque estén reconocidos, no prueban contra los terceros o los sucesores a título singular la verdad de la fecha expresada en ellos. Su fecha cierta será respecto de dichas personas:
a) La de su exhibición en juicio, o en una repartición pública, si allí quedare archivados;
b) La de su autenticación o certificación por un escribano;
c) La de su transcripción en cualquier registro público; y
d) La del fallecimiento o de la imposibilidad física permanente para escribir de la parte que lo firmó, o de la que extendió, o del que firmó como testigo.
Es así que los documentos privados sólo producen efecto contra los terceros desde el día en que han sido registrados o desde la muerte de los que han suscripto o de uno de ellos, o desde el día en que su existencia haya sido demostrado en actos autorizados por funcionarios públicos.
Para Demolombe, la teoría de los instrumentos privados fue desarrollada por la jurisprudencia modernas.
Corresponde advertir que en los instrumentos privados podría anticiparse las fechas en fraude de otros, si la ley no hubiese establecido la regulación oportuna con sus limitaciones.
La enumeración de los incisos de esta norma es taxativa y, por lo tanto, cualquiera otra prueba, sea la testifical o de presunciones, no tendría eficacia.
El instrumento privado adquirirá fecha cierta cuando quede archivada en juicio o en una repartición pública.
La jurisprudencia exige que el instrumento privado conste en acta transcripta en el protocolo del escribano, para que se reconozca la fecha cierta del citado documento.
El inciso c) previene la transcripción literal de su contenido en un registro público. El testamento ológrafo, cuando por orden judicial se ordena al notario protocolizarlos, es un típico ejemplo del caso que nos ocupa.
Art. 409. Las notas escritas o firmadas por el acreedor en el margen, dorso o a continuación de un documento privado en poder del deudor, probarán para liberar a éste, mas no para establecer una obligación adicional.
Lo mismo se entenderá con respecto a las notas escritas o firmadas en igual forma por el acreedor en instrumentos existentes en su poder.
En ambos casos, las notas canceladas o inutilizadas carecerán de mérito probatorio.
Código Procesal Civil- Prueba Documental
Art. 304. Exhibición de documentos. Las partes y los terceros en cuyo poder se encuentran documentos esenciales para la solución del litigio, estarán obligados a exhibirlos o a designar el protocolo o archivo en que se hallan los originales. El juez ordenará la exhibición de los documentos, sin sustanciación alguna, dentro del plazo que señalare.
Art. 307. Autenticidad de documentos. Los documentos presentados en juicio por una de las partes, atribuidos a la otra, se tienen por auténticos salvo impugnación y prueba en contrario. Cuando los documentos privados fuesen atribuidos al causante a título universal o singular, los sucesores podrán limitarse a manifestar que ignoran si la firma, la letra o el contenido, son o no auténticos.
Los documentos privados emanados de terceros que no son partes en el juicio, ni causantes de las mismas, deberán ser reconocidos mediante la forma establecida para la prueba testifical, en cuyo caso no regirá la limitación del artículo 318.
Art. 308. Redargución de falsedad. La impugnación de los documentos públicos o privados acompañados con los escritos de demanda, reconvención o contestación, en su caso, deberá deducirse dentro del plazo para contestar el traslado respectivo, y tramitará juntamente con el principal.
Los presentados de conformidad con el artículo 221 deberán ser objetos de impugnación dentro del plazo de cinco días de conocido el documento, y ella tramitará por vía principal o incidental, a elección del impugnante. En cualquier caso, la impugnación será resuelta en la sentencia definitiva.
La parte que cuestione el documento deberá especificar, con la mayor precisión posible, los fundamentos de la impugnación.
Art. 309. Cotejo. Si el requerido negare la firma o la letra en su caso, que se le atribuye, o manifestare no conocer la que se atribuya a otra persona, deberá procederse a la comprobación del documento por medio de prueba pericial caligráfica, sin perjuicio de los demás medios de prueba, siempre que la parte interesada lo pidiere.
Art. 310. Documentos para el cotejo. Además de los requisitos previstos en el artículo 344, el impugnante que ofreciere la prueba pericial caligráfica, deberá indicar los documentos que propone para el cotejo de letra o firma. La otra parte podrá hacer igual proposición en la oportunidad de contestar el traslado establecido en el artículo 345.
Si no hubiere acuerdo en cuanto a los documentos, el juez ordenará que se practique el cotejo con los instrumentos públicos, o instrumentos privados reconocidos en juicio, que señalare, y dispondrá las medidas necesarias para que los peritos puedan examinarlos.
Art. 311. Certificación sobre el estado del documento. El secretario certificará, a pedido de parte, sobre el estado material del documento de cuya comprobación se trate, si no se hubiese hechos antes, indicando las enmiendas, interlineaciones u otras particularidades que en él se adviertan
Dicho certificado podrá ser reemplazado por copias a costa de la parte que la pidiere.
Art. 312. Cuerpo de escritura. Sin perjuicio de los otros medios de prueba a los cuales ocurra el impugnante para acreditar la falsedad del documento, el juez a pedido de parte, o de los peritos, en su caso, podrá ordenar que la persona a quien se atribuye la firma o la letra impugnada, suscriba o redacte un cuerpo de escritura al dictado.
Esta diligencia se cumplirá en el lugar que el juez designe y bajo apercibimiento de que si no compareciere o rehusare firmar o escribir, sin justa causa, se tendrá por reconocido el documento.
6- El documento en la actualidad.
La realidad ha adquirido un ritmo vertiginoso debido a las profundas transformaciones sociales, económicas y culturales y las producidas por la tecnología de la información.
Coexisten entonces dos formas de negociación jurídica que se encuentran al servicio del usuario y son:
a) El sistema contractual clásico, documentado en soporte papel, que cubre las necesidades de los particulares, y si es por escritura pública con intervención del notario, da certeza y autenticidad al instrumento;
b) El contrato por medio informático o de la transferencia electrónica de datos, de rápida evolución desde fines de la década de 1980, en el que se distinguen dos aspectos: el soporte o máquina informática dentro del cual estará archivado en contrato, y su grafía que está constituida por el lenguaje binario propio del medio usado.
La teoría del acto jurídico ha sufrido cambios: la unidad del acto se transforma como resultado de las posibilidades fácticas de formalizar el negocio jurídico a distancia a través de medios electrónicos. Derecho Notarial. Derecho documental- Responsabilidad notarial. Adriana Abella. Pág. 267
7- La tecnología al servicio del notario.
El hecho de que una forma comience a ser utilizada por la l sociedad, significa que la sociedad lo ha aceptado como forma de objetivar el negocio y se produce lo que Roca Sastre denomina “una aclimatación de las formas”.
Creemos que es altamente positivo disponer de los avances tecnológicos para la prestación del servicio notarial. Implica un paso muy importante acceder a una base de datos confiable y reducir los riesgos de la difícil tarea del notario en los tiempos actuales.
Las formalidades van cambiando con los tiempos. Tal como sucedió con el advenimiento del papel y la grafía en su momento, va sucediendo hoy con lo electrónico.
En el Congreso Europeo del Notariado Austriaco sobre Documento Electrónico (07/06/2000) se presentó un archivo electrónico de protocolos. De acuerdo con la última modificación de la ley notarial austriaca, una vez autorizada una escritura, cada notario debe transmitirla vía electrónica a un archivo que será, en el futuro, de fácil acceso para la búsqueda de datos. Derecho Notarial. Derecho documental- Responsabilidad notarial. Adriana Abella. Pág. 279- 280
8- Contratos por medio informáticos.
El correo electrónico aparece como una herramienta central de las transacciones virtuales. La tecnología ha incorporado nuevos soportes (mayormente electrónicos) que van desplazando a los medios tradicionales de comunicación y con ello, la forma de comerciar.
Así el fax reemplazó al correo epistolar, y luego aquel fue a la vez superado por el denominado correo electrónico. Surgieron los contratos electrónicos, cuya categorización escapa al concepto de contrato escrito.
Borda nos dice que es indudable que los contratos celebrados por medios informáticos son formalmente válidos. Es que el Código Civil ha establecido como regla la libertad de formas. Por lo tanto el uso de los denominados soportes informáticos (registros magnéticos, ópticos, electrónicos, fotosensibles o autenticados en sistemas encriptados, debe ser incuestionablemente aceptado como una forma válida para la celebración de los contratos. A partir de esta premisa se admite hablar de los contratos que las partes celebran expresando su consentimiento digitalmente.
